Учёт оплат и взносов без тетради и «позвоните, я уточню»

Администратор выбирает группу, название взноса, сумму и срок оплаты. Система создаёт начисление для каждого спортсмена группы. Не нужно вручную копировать строки в таблицу и проверять, кто уже добавлен.

Если нужно начислить индивидуально, можно выбрать конкретных спортсменов. Групповое начисление связано с группой, индивидуальное — со спортсменом и организацией, поэтому не теряется при переводах.

Клуб может отметить оплату вручную: наличными, переводом или другим способом. Статус меняется на «оплачено», сохраняется дата и сотрудник, который принял платёж.

Для родителей доступна онлайн-оплата, если на сервере подключена ЮKassa. Это настройка сервера, а не переключатель в кабинете клуба. После успешного платежа начисление автоматически становится оплаченным, а родитель видит результат в кабинете. Повторное нажатие не создаёт второй платёж.

Сводка показывает, сколько начислено, сколько оплачено и кто ещё должен. Это не отчёт «для галочки»: администратор сразу видит список и может связаться с родителем.

Напоминания о взносах отправляются родителям по email и push, если включён cron. Одно и то же начисление не напоминает чаще раза в семь дней, чтобы не превращать заботу в спам.

В кабинете родитель видит, за что начислен взнос, сколько он стоит, до какого срока действует и оплачен ли он. Если оплата прошла онлайн, статус обновляется без звонка администратору.

Для клуба это снижает число вопросов «а мы оплатили?» и уменьшает конфликты. Для родителя — убирает необходимость хранить бумажные квитанции и переписку.

Долг — чувствительная тема. Сообщение «вы должны» легко воспринимается как упрёк, даже если клуб прав. Лучше говорить фактами: за какой период начислено, какая сумма, до какой даты действует срок и как оплатить.

Автоматические напоминания снимают часть неловкости: родитель видит статус в кабинете, а администратор не начинает каждый разговор с неприятного вопроса. Но напоминание не заменяет человеческий контакт, если ситуация сложная.

Возврат — отдельный процесс. Если оплата пришла онлайн, возврат нужно провести в платёжном сервисе и отдельно зафиксировать статус начисления. Не все сценарии автоматизированы, поэтому лучше заранее описать регламент с бухгалтером.

Чеки по 54-ФЗ и бухгалтерский экспорт — отдельный контур, который зависит от юридического лица и настроек эквайринга. Мы не обещаем закрыть его одной кнопкой: это задача, которую нужно согласовать до запуска.

Если возвратов пока нет, не усложняйте процесс «на всякий случай». Сначала опишите, кто принимает решение, в какой срок и как родитель получает подтверждение. Это дешевле, чем разбираться с хаосом после первого возврата.

Начните с одной группы и одного месячного взноса. Проверьте начисление, ручную оплату и отображение у родителя. Затем проверьте онлайн-оплату, если на сервере подключена ЮKassa. Напоминания включаются на стороне сервера через RUN_CRON, отдельного переключателя в кабинете клуба нет.

Не переносите все долги за несколько лет в первый день. Сначала настройте текущий месяц, а историю добавляйте по мере необходимости. Так команда видит результат и не путается в старых данных.